Кожен бізнес знає, наскільки важливо отримувати гроші своєчасно. Тільки подумайте, чого варті всі ваші зусилля по організації бізнес-процесів, якщо клієнтські платежі не будуть надходити в повному обсязі? Саме тому одним із елементів успішного прийому оплат, у тому числі і через веб-сайт, є оперативне виставлення рахунків покупцям/клієнтам. Виставлення рахунків – це досить трудомісткий процес, що вимагає особливої уважності. Будь-яка неточність може призвести до небажаних фінансових наслідків. Тому вкрай важливо ефективно налаштувати відповідні алгоритми, щоб максимально автоматизувати рутинні і повторювані завдання. З цим вам допоможе впоратися так званий smart-invoicing (розумне виставлення рахунків).
Далі в матеріалі ми розповімо вам про найголовніші переваги використання технології smart-invoicing при прийомі платежів через свій веб-сайт.
Що таке smart-invoicing?
Для початку пропонуємо розібратися з деякими базовими аспектами.
Інвойс (invoice) – міжнародний формат документа, який продавець передає покупцеві, і містить в собі перелік товарів та/або послуг, що надаються. Окрім цього, документ також містить відомості про кількість, ціну, формальні особливості товару/послуги (вага, колір, тривалість послуги, серійний номер, модель) і реквізити оплати (тобто дані відправника та одержувача грошових коштів).
У технічному розумінні smart-invoice (розумний інвойс) поєднує в собі юридичний документ (набір інформації) зі специфікацією того, як виконується розрахунок платежу. В економічному – такий рахунок є smart тільки в тому випадку, якщо він знижує транзакційні витрати та/або захищає від значних фінансових проблем.
У світі онлайн-платежів smart-invoice найчастіше представляє собою електронний документ (файл), який клієнт отримує на свій email після завершення транзакції. За зовнішніми ознаками він може бути ідентичний тому, що видається споживачеві в паперовому вигляді при купівлі товару у фізичному магазині.
Відмінною ж ознакою є частка smart, яка й визначає всю важливість технології smart-invoicing. Переваги використання smart-invoicing, більшою мірою, помітні лише продавцеві (тобто вам як працюючому бізнесу). Тому давайте аналізувати основні показники, яким має відповідати ваше програмне забезпечення (ПО) для виставлення рахунків. Так-так, далі мова піде саме про автоматичну обробку, ніякого ручного виставлення інвойсів.
Особливості технології smart-invoicing
Ефективне ПО для виставлення рахунків повинно підтримувати ваш бізнес, економлячи при цьому час і гроші. Кращі інструменти не тільки автоматизують процес формування та відправки інвойсів, але також дозволяють грамотно інтегрувати механізми взаємодій з клієнтами. На наш погляд, приведені нижче функції необхідно враховувати при виборі найбільш підходящого ПО саме для вашої бізнес-моделі:
- виставлення live-рахунків (в реальному часі),
- автоматична звірка,
- персоналізовані шаблони інвойсів (ви самі можете обирати відповідний формат інвойсу),
- формування інвойсу в будь-якій валюті,
- функція нагадування про автоматичні платежі (рекурентні),
- періодичне виставлення інвойсів згідно з графіком рекурентних платежів,
- формування звітності в реальному часі,
- інтеграція зі Stripe, Paypal, 2CheckOut, OneDrive тощо.
З цими та багатьма іншими функціями можна ознайомитися в програмному забезпеченні QuickBooks, Zoho, Xero, Sage Accounting.
Чому варто використовувати окреме ПО для виставлення рахунків?
1. Скорочення часу.
Автоматизація процесу виставлення інвойсів дозволяє вашому бізнесу суттєво скоротити часові витрати деяких його співробітників. При цьому вся команда отримує можливість сконцентрувати свої зусилля на більш важливих аспектах, необхідних для масштабування бізнесу.
2. Збільшення потоку клієнтів.
Оскільки smart-invoicing дозволяє значно оптимізувати процес виставлення та отримання інвойсів, відповідно, рівень лояльності існуючих користувачів підвищується, а приплив нових клієнтів збільшується.
3. Контроль прибутку.
Автоматизуючи інвойсинг (звірку платежів), ви отримуєте додаткові інструменти для контролю грошових потоків. З усуненням помилок «людського фактора», мінімізується частка недоотриманих оплат або таких, що прийняті некоректно.
4. Впізнаваність бізнесу (бренду).
Функція персоналізації інвойсів (можливість кастомізації шаблонів) дозволяє підвищити рівень впізнаваності вашого бізнесу (бренду) серед клієнтів. Отримуючи інвойс з логотипом певної компанії або палітрою її кольорів, користувач підсвідомо розуміє, ким саме був виставлений і відправлений цей рахунок. Отже, клієнт з більш довірливо буде ставитися до подібних повідомлень у майбутньому.
Для отримання детальної консультації щодо процесу організації прийому платежів на веб-сайті, звертайтеся в офіс компанії Finance Business Service. Команда наших фахівців з радістю відповість на всі ваші запитання і підбере найкраще платіжне рішення для вашого бізнесу!