Каждый бизнес знает, насколько важно получать деньги своевременно. Только подумайте, чего стоят все ваши усилия по организации бизнес-процессов, если клиентские платежи не будут поступать в полном объеме? Именно поэтому одним из элементов успешного приема оплат, в том числе и не вебсайте, является оперативное выставление счетов покупателям/клиентам. Выставление счетов — это достаточно трудоемкий процесс, требующий особой внимательности. Любая неточность может привести к нежелательным финансовым последствиям. Поэтому крайне важно эффективно настроить соответствующие алгоритмы, чтобы максимально автоматизировать самые рутинные и повторяющиеся задачи. С этим вам поможет справиться так называемый smart-invoicing (умное выставление счетов).
Далее в материале мы расскажем вам о самых главных преимуществах использования технологии smart-invoicing при приеме платежей через свой вебсайт.
Что такое smart-invoicing?
Для начала предлагаем разобраться с некоторыми базовыми аспектами.
Инвойс (invoice) – международный формат документа, который продавец передает покупателю, и содержит в себе предоставляемый перечень товаров и/или услуг. Кроме этого, документ также содержит сведения о количестве, цене, формальных особенностях товара/услуги (вес, цвет, длительность услуги, серийный номер, модель) и реквизитах оплаты (т.е. данные отправителя и получателя денежных средств).
С технической точки зрения smart-invoice (умный инвойс) сочетает в себе юридический документ (набор информации) со спецификацией того, как выполняется расчет платежа. С экономической точки зрения такой счет является smart только в том случае, если он снижает транзакционные издержки и/или гарантирует лучшую безопасность от дорогостоящих проблем.
В мире онлайн-платежей smart-invoice чаще всего представляет собой электронный документ (файл), который клиент получает на свой email после завершения транзакции. По внешним признакам он может быть идентичен тому, который выдается потребителю в бумажном виде при покупке товара в физическом магазине.
Отличительной же чертой является частица smart, которая как раз-таки и определяет всю важность технологии smart-invoicing. Преимущества использования smart-invoicing, в большей степени, видны только продавцу (т.е. вам как работающему бизнесу). Поэтому давайте анализировать основные показатели, которым должно соответствовать ваше программное обеспечение (ПО), отвечающее за выставление счетов. Да-да, дальше речь пойдет именно об автоматической обработке, никакого ручного выставления инвойсов.
Особенности технологии smart-invoicing
Хорошее ПО для выставления счетов должно поддерживать ваш бизнес, экономя при этом деньги и время. Лучшие инструменты не только автоматизируют процесс создания и отправки инвойсов, но также позволяют грамотно интегрировать механизмы взаимодействий с клиентами. На наш взгляд, нижеизложенные функции стоит учитывать при выборе наиболее подходящего ПО именно для вашей бизнес-модели:
- выставление live-счетов (в реальном времени),
- автоматическая сверка,
- пользовательские шаблоны инвойсов (вы сами можете выбрать подходящий формат инвойса),
- формирование инвойса в любой валюте,
- функция напоминания об автоматических платежах (рекуррентных),
- периодическое выставление инвойсов согласно графику рекуррентных платежей,
- формирование отчетности в реальном времени,
- интеграция со Stripe, Paypal, 2CheckOut, OneDrive и т.д.
С этими и многими другими функциями можно ознакомиться в программном обеспечении QuickBooks, Zoho, Xero, Sage Accounting.
Почему стоит использовать отдельное ПО для выставления счетов?
1. Сокращение времени.
Автоматизация процесса выставления инвойсов позволяет вашему бизнесу существенно сократить временные затраты некоторых его сотрудников. При этом вся команда получает возможность сконцентрировать свои усилия на более важных аспектах, необходимых для масштабирования бизнеса.
2. Увеличение потока клиентов.
Поскольку smart-invoicing позволяет значительно оптимизировать процесс выставления и получения инвойсов, соответственно, уровень лояльности существующих пользователей повышается, а приток новых клиентов увеличивается.
3. Контроль прибыли.
Автоматизируя инвойсинг (сверку платежей), вы приобретаете дополнительные инструменты для контроля денежных потоков. С устранением ошибок «человеческого фактора», минимизируется доля недополученных оплат или таких, что приняты некорректно.
4. Узнаваемость бизнеса (бренда).
Функция персонализации инвойсов (возможность кастомизации шаблонов) позволяет повысить уровень узнаваемости вашего бизнеса (бренда) среди клиентов. Получая инвойс с логотипом определенной компании или ее цветовым решением, пользователь подсознательно понимает, кем именно был выставлен и отправлен этот счет. Следовательно, клиент с большей степенью доверия будет относиться к подобным уведомлениям в будущем.
Для получения более детальной консультации по процессу организации приема платежей на вебсайте, обращайтесь в офис компании Finance Business Service. Команда наших специалистов с радостью ответит на все интересующие вас вопросы и подберет наилучшее платежное решение для вашего бизнеса!